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将档案管理方法引入慈善救助工作

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  ——山东、山西两省慈善救助工作档案化管理的启示

   杨继荣

  慈善事业是一项来自于民间、服务于社会、受益于群众的朝阳事业,由于其植根群众、发端社会而呈现出勃勃生命力,也正是由于其群众性、社会性的特点而倍受社会各界关注和广大人民群众的瞩目。要始终保持慈善事业取之于民、用之于民的不竭生机和动力,关键的一点在于“诚信”二字。结合笔者从事慈善档案管理工作的体会,特别是通过考察山东、山西两省慈善救助工作,笔者认为建设诚信慈善最根本、最基础的一项重要工作,就是实行慈善救助的档案化管理。在此,就慈善救助档案化管理问题谈点初步认识。

  一、慈善救助档案化管理的科学要义

  慈善救助档案化管理是一个新视角、新课题。对此,笔者结合工作实际,特别是通过对山东、山西两省慈善救助档案化管理的考察,进一步加深了对慈善救助档案化管理的科学理解。

  (一)山东、山西两省慈善救助档案化管理的借鉴启示

  山东、山西两省在推进慈善救助档案化管理方面,虽然做法各有区别,但一个共同点就是规范化、制度化,对于我们的工作,具有很强的借鉴意义。

  山东省慈善救助档案化管理的做法是:将慈善救助工作的内容,纳入档案管理的统一卷宗目录,统一编号,分类立卷,集中保管。如卷内目录中2001年1~2目录号、2002年1~4目录号的“‘微笑列车’项目”和2003年1~12月的“‘微笑列车’项目救助人员名单”、2004年1号目录的“救助协议”等,特别是2006年的“朝阳助学”项目卷,将对2006年度每一名高考特困新生的救助情况,包括新生名单、申请表、救助标准等,统一归档立卷。

  山西省慈善救助档案化管理的做法是:制定了慈善救助档案管理制度,明确规定:年度救助款项支出较少的,按发生顺序建档;年度救助款项支出较多的,按年度分类建档。具体分为赈灾救助类、扶贫济困类、临时救助类、公益援助类等,分类立卷,集中管理。如在其统一卷宗目录中,临时救助目录记载的2009年临时救助人员名单和收据中,助医一次性救助最高的6000元、多数是3000元,也有1000元的;助困一次性救助有的2000元,有的500元。而且救助归档材料中,都附有每个被救助对象的照片。特别是其归档的材料中,《山西省慈善总会临时救助审批表》统一制式,具体内容包括:申请人姓名、性别、年龄、家庭住址、身份证号和项目类别,申请理由、部门意见、总会审批意见,以及资助金额、受助人签名等。

  (二)慈善救助档案化管理的科学内涵

  一是关于慈善救助档案化管理的基本含义。具体而言,就是运用档案管理的方法,及时将记录慈善救助工作全过程的文字、图表、音像等留痕资料,进行归档、立卷,并长期妥善保管,随时加以利用。

  二是关于慈善救助档案化管理的基本要求。就是要真实、全面、规范。所谓真实,就是原汁原味,力求使慈善救助工作归档、立卷的记载资料,保持原始状态。所谓全面,就是力求记录慈善救助工作的过程,并做到记载的资料齐全、完整。所谓规范,就是按照档案归档、立卷的统一要求,以时间为序、内容为目,进行归档立卷,并纳入卷宗,编号管理。

  三是关于慈善救助档案化管理的基本功能。主要是两个方面,一个是管理,通过运用档案管理的方法,来不断规范慈善救助行为,进而促进慈善救助工作实现科学化、制度化。再一个就是服务,对内可以起到及时了解情况、定期总结经验,以及及时发现问题、改进工作和把握规律、推进工作的作用;对外可以发挥资料查寻、提供服务和资源共享的作用。

  二、慈善救助档案化管理的诚信意义

  诚信是慈善事业的生命。实行慈善救助档案化管理,对于建设诚信慈善的意义和作用,主要体现在以下方面:

  一是规范性。规范是保证各项工作正常运行的基本要求,也是诚信建设的前提和基础。这对于慈善救助工作来说,显得更为重要,必须站在事关慈善事业健康发展的高度来认识。从慈善救助的特点看,实行档案化管理,是加强慈善救助工作规范化和诚信建设的一个最佳切入点。运用档案管理的方法,将慈善救助工作全过程形成的具有保存、查考利用价值的文字、图表、声像、电子等各种形式和载体的文件资料,及时进行收集、整理、归档,可以长期保管第一手资料,还可以满足随时查考、利用的需要。

  二是真实性。真实的意义,在于原始原貌。保证慈善救助的真实性,是建设诚信慈善的核心和关键。实行慈善救助档案化管理,可以真实、准确、客观地反映不同时期、不同阶段慈善救助工作的基本情况,使每一个救助项目、每一次临时性救助的原始记录、原始文件都能及时、同步的进行归档、立卷管理,原貌地保管好扶贫、济困、救孤和助残、助学、助医等慈善救助工作的所有原始资料凭证,对于取信于民、取信于社会的诚信建设至关重要。

  三是基础性。规范化、制度化管理,必须建立在扎实的工作基础之上。将档案管理的方法引入慈善救助工作,既是规范化的做法,又是制度化的要求。实行慈善救助工作的档案化管理,是全面系统、原始原貌记录和保存救助工作全过程资料的一项重要的基础性工作,对于加强以慈善捐赠、慈善救助为重点的整个慈善工作的基础建设,具有重要的、积极的促进作用。

  四是公开性。公开透明,是慈善诚信建设的客观要求、时代要求。慈善资金管理一直是社会关注度较高、网上评论较多的话题。去年曾一度出现的受“郭美美事件”、“中非希望工程”等引发的一系列慈善风波,虽然只是一个个的个案现象,但从中透露出一个很重要的原因就是透明度还不够高。如果说敢不敢公开,是诚信建设的态度,那么敢不敢自我监督,则是诚信建设的勇气。档案化管理作为加强自我监督的有效方法,是公开、公正和阳光、透明的基础,也是以其救助的真实性和工作的规范性接受公众监督的表现,可以从根本上杜绝和消除腐败和违法乱纪现象的发生。从这个角度来说,实行档案化管理,是建设和谐慈善、诚信慈善的态度和勇气的具体体现。

  三、推进慈善救助档案化管理应解决的几个问题

  慈善救助档案化管理作为管理创新的一个新视角,是诚信建设的新的实践探索,如何在不断总结和提炼的基础上,推进发展,形成常态。笔者认为应立足实际,抓住关键,重点是解决好以下几个问题。

  (一)认知理念问题。档案是历史发展的真实性记录,作为长久的凭证,具有重要的参考作用和信息作用。加强慈善救助的档案化管理,不仅可以保证慈善救助工作具有原始记录性,而且作为真实历史记载,成为指导和推进慈善事业发展的可靠凭据。但是,在文字传递媒介电子化、多元化的今天,档案意识日益淡化,特别是档案化管理在各项工作中的探索和应用受到一定影响,在这样的形势和背景下,推进慈善救助档案化管理,首先必须解决好认识问题,强化运用档案管理的思路来加强对慈善救助工作全过程管理的理念,并作为各级慈善机构规范化运作、科学化管理、制度化服务的一项重要内容,加以要求和约束,进而逐步形成工作自觉。

  (二)管理条件问题。主要包括档案室设置、档案管理设备配备等。就吉林省慈善总会而言,目前已建立了专门的综合档案室,将各类文件、资料统一归档管理,对促进慈善工作规范化、标准化建设打下了坚实基础,并随着档案管理条件的进一步完善,将慈善救助工作纳入档案管理范畴,并作为专门的业务档案管理序列,进行单独分类、单独编号,专项管理,做到“一事一卷”、“一个项目一卷”。同时,作为一种管理模式,示范并指导基层慈善机构,推进慈善救助的档案化管理。

  (三)制度建设问题。制度是管理的根本,要从制度建设入手,将慈善救助的全过程,即项目救助的救助目的、实施方案、项目内容、审批程序等和临时救助的受助人申请、登记、审批、施助等,每一个救助环节,按照档案化管理的要求,予以固定下来,并明确归档的时限规定,确保在时限内将每一项救助的工作情况,及时建档管理。

  (四)公开公正问题。随着公民社会的建立,广大群众对社会公共管理参与权、公共事务知情权的要求越来越强烈,这就要求慈善救助必须做到公开、透明,将慈善救助的全过程晾晒于阳光之下,最终形成一套接受舆论监督、行政监督、百姓监督和法律监督的立体监督体系,保证在最大程度上实现慈善救助的诚信。众所周知,由于种种原因,在实际的慈善救助工作中还存在着不透明、不公开、不公平,甚至违法违纪等问题,最有效的解决办法就是公开、透明。而慈善救助的档案化管理则是公开、透明的一项最基础的工作,也就是说慈善救助全面实行了档案化管理,公开诚信、公平救助就有了坚实的基础。

  总之,慈善救助档案化管理,是档案管理方法与慈善救助工作的有机结合。虽然档案管理的方法,在很多领域、很多工作中广泛运用,但运用档案管理的方法加强和规范慈善救助工作,还是一个创新性、创造性的探索,笔者作为档案管理工作者,在单位领导的重视下,有责任有义务在工作中加以研究、思考并积极尝试、科学运用,为促进吉林省慈善救助工作规范化、制度化建设,进而打造诚信慈善、提升慈善公益形象,发挥应有作用。(作者单位:吉林省慈善总会)

  


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